[NHẬN MIỄN PHÍ] - File excel quản lý sân tennis cho chủ sân mới

Quản lý sân tennis tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại bao gồm nhiều công việc:
theo dõi lịch đặt, tính tiền, quản lý thu – chi, phân ca nhân viên, báo cáo doanh thu… Nếu không có file hoặc phần mềm quản lý sân tennis hỗ trợ chủ sân rất dễ gặp trùng lịch, nhầm giờ hoặc thất thoát doanh thu và nặng hơnlà gây ra trải nghiệm không tốt cho khách hàng.

Để giúp các sân mới triển khai vận hành dễ dàng, Play Space cung cấp file Excel quản lý sân tennis miễn phí, giúp chủ sân mới:

• Ghi nhận lịch đặt sân, nhóm cố định.
• Theo dõi thu – chi
• Tổng hợp báo cáo nhanh theo ngày/tuần/tháng

>>> TRUY CẬP ĐỂ SỬ DỤNG MIỄN PHÍ: FILE EXCEL QUẢN LÝ SÂN TENNIS <<<

Lưu ý: File Excel chỉ là bước khởi đầu. Khi sân mở rộng hoặc lượng khách tăng, phần mềm quản lý sân thể thao Play Space sẽ giúp bạn vận hành chuyên nghiệp, tự động, giảm sai sót và tăng doanh thu.

File Excel quản lý sân tennis là gì?

Đây là bảng tính hệ thống, ghi lại tất cả thông tin về:

• Lịch đặt sân theo ngày, giờ, sân và khách hàng
• Thanh toán: đã thanh toán, chưa thanh toán
• Báo cáo doanh thu, công suất sân
• Ca làm và phân công nhân viên

File Excel phù hợp với các sân tennis có số lượng sân ít từ 1 đến 2 sân và lượng khách chưa quá đông. Khi sân phát triển, Excel sẽ dễ bộc lộ giới hạn về đồng bộ dữ liệu, trùng lịch và khó kiểm soát nhân viên.

Cấu trúc file Excel quản lý sân tennis gồm có:

1. Sheet Tổng quan: Theo dõi doanh thu ngày/tháng, số lượt đặt sân, tổng thu – chi
2. Sheet Lịch đặt sân: Quản lý ngày, giờ, khách hàng, sân, tổng thời gian chơi
3. Sheet Thu – chi: Ghi nhận các khoản thu chi như tiền sân, bóng, nhân sự, điện nước
4. Sheet Cài đặt giá: Thiết lập giá giờ thường, giờ cao điểm, khuyến mãi, giá từng sân
5. Sheet Chấm công nhân viên: Ghi giờ vào – ra, tổng giờ làm, tình trạng ca
6. Sheet Quản lý nhân viên: Lưu thông tin nhân sự, ca làm, phân công và ghi chú.

Ưu điểm của file Excel:

• Không tốn chi phí, phù hợp sân mới khai trương
• Dễ làm quen, linh hoạt chỉnh sửa
• Theo dõi lịch đặt, doanh thu và ca làm khi lượng khách ít

Hạn chế khi sử dụng Excel

• Dễ trùng lịch & nhầm giờ khi có nhiều khách hoặc nhân viên thay ca
• Không cảnh báo tự động: không nhắc lịch nhóm cố định, không báo sắp đến giờ thu tiền
• Dữ liệu không đồng bộ: nhiều nhân viên cùng mở file dễ bị ghi đè hoặc mất thông tin
• Báo cáo thủ công, tốn thời gian
• Khó kiểm soát gian lận: Excel không lưu nhật ký thao tác
• Không theo dõi từ xa: chủ sân không thể giám sát realtime

Khi sân đông khách, nhiều nhóm cố định, Excel sẽ trở thành điểm nghẽn trong vận hành.

Nên quản lý sân tennis bằng file excel hay phần mềm quản lý sân tennis?

Nhiều chủ sân tennis mới khai trương thường nghĩ: “Dùng phần mềm sẽ tốn kém, cứ quản lý trên Excel cho tiết kiệm.” Nhưng thực tế, chi phí ẩn từ việc quản lý thủ công gây mất thời gian, dễ sai sót, rủi ro thất thoát còn cao hơn gấp nhiều lần. Trong khi đó, với mức giá 50 - 70 nghìn đồng/sân/tháng, phần mềm quản lý không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn tăng lợi nhuận rõ ràng ngay từ những ngày đầu khai trương.

Một ví dụ chứng minh cho việc phần mềm quản lý sân tennis giúp tiết kiệm chi phí nhân sự thay thế 70–80% công việc thủ công.

Một nhân viên trực sân cơ bản hiện nay có chi phí: 3 – 5 triệu/tháng, chỉ xử lý được:

• Booking & check-in
• Thu – chi
• Nhắn tin nhắc khách
• Xếp sân

Khi sân đông, bạn phải tăng ca hoặc thêm nhân sự, chi phí lập tức tăng gấp đôi.Không những vậy còn dễ xảy ra sai sót.

Trong khi đó, phần mềm quản lý sân Play Space 50.000đ/sân/tháng, có thể:

• Ghi nhận lịch tự động
• Nhắc lịch qua tin nhắn cho khách
• Tính tiền, tạo hóa đơn, tổng hợp báo cáo

Điều này giúp nhân viên tiết kiệm 70–80% thời gian, giúp tiết kiệm chi phí nhân sự.

Ví dụ: Sân 5 sân thì chi phí phần mềm 250.000đ/tháng, bằng 3–4% lương nhân viên, nhưng lại giúp nâng cao hiệu suất.

Ngoài ra việc sử dụng phần mềm còn giúp hạn chế sai sót giảm thất thoát doanh thu.Chỉ một sai sót nhỏ như nhầm giờ, trùng lịch, quên booking,... có thể mất 100.000 – 300.000đ/sân. Với 10 sân, thiệt hại lên tới 1–3 triệu/tháng, gấp 5–10 lần chi phí phần mềm. Và điều tệ hại nhất làsân của bạn có thể bị mất uy tín với khách hàng,đây mới chính là thiệt hại lớn nhất.

Chỉ cần giảm được những sai sót từ vận hành thủ công, chủ sân đã có thể tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể và giữ lại phần doanh thu vốn dễ thất thoát. Vì vậy, việc đầu tư chi phí nhỏ cho phần mềm quản lý là lựa chọn hoàn toàn xứng đáng để các chủ sân cân nhắc vừa an toàn, vừa hiệu quả lâu dài.

Kết luận:

• File Excel hữu ích cho sân 1–2 sân, lượng khách ít, giúp bắt đầu dễ dàng
• Khi muốn vận hành chuyên nghiệp, mở rộng sân, giảm tải cho nhân viên, phần mềm quản lý sân Play Space là giải pháp toàn diện, tự động và hiệu quả hơn Excel

>>> TÌM HIỂU GIẢI PHÁP: Phần mềm quản lý sân tennis Play Space <<<